检查范围

检查项目

检查内容

检查依据

标准分

一、机构设置与人员配备（21分）

（一）

领导重视

档案工作已列入学校发展规划、计划或列入主管部门的工作计划。明确有一名校领导分管档案工作，并能及时解决档案工作中存在问题。教育或档案行政管理部门检查档案工作时，学校领导到场听取反馈意见。

查看有关文件

2分

（二）

机构设置

1.成立综合档案室（4分）、制订了综合档案室管理职责（1分）。

查阅有关文件、公章

5分

2.具备符合要求的档案库房（4分）、办公室（1分）、阅览室（1分）。

实地考察

6分

（三）

人员配备

1.配备档案机构负责人。

查阅有关文件

1分

2.配备专职档案工作人员（人员列入学校编制，其人数由学校根据本校档案数量和工作任务确定）。

查阅有关文件

5分

3.档案人员的配备适应工作需要，非档案专业人员应接受省档案局或教育厅举办的档案专业知识培训。

查阅学历证明或档案培训证明

1分

4．档案工作人员在职称、福利方面享受学校教学、管理人员同等待遇。

查阅有关文件或档案人员的反映

1分

检查范围

检查项目

检查内容

检查依据

标准分

二、档案管理

（53分）

（一）

集中管理

七大类档案列入学校档案部门集中统一管理。

实地查看

7分

（二）

制度建设

制定了本校档案保密、统计、鉴定和销毁制度；档案库房管理规定、档案查阅利用规定等。

查看规章制度

5分

（三）

档案整理

1.七大类档案整理符合《海南省中等学校档案工作规范》的要求。

实地查看

14分

2.电子文件的归档符合要求。

查看实体

3分

（四）

归档情况

各大类归档文件整理按时完成，并制作归档文件目录。

实地查看

7分

（五）

档案保护

防止档案的破损、褪色、霉变措施。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

实地抽查

2分

（六）

统计、鉴定

1.建立室（馆）各类档案管理台账；有各类档案接收、移出登记簿及相关审批手续。

看报表等

2分

2.及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报。

查看报表

1分

3.经鉴定需销毁的档案按要求编制销毁清册，实施销毁。

查看有关记录

2分

（七）

信息化建设

1.配有计算机档案管理软件辅助管理档案，档案目录著录规范。

实地查看

4分

2、建立室藏全部档案目录数据库，并做好各种数据库的安全备份措施；并逐步实现文书档案全文数据库。

实地查看（按著录的比例得分）

4分

3、档案数字化与学校信息化建设同步进行。

实地查看

2分

检查范围

检查项目

检查内容

检查依据

标准分

三、档案信息利用与开发

（11分）

（一）

档案宣传

 档案部门有自己独立的宣传阵地（例如建立档案室网页或宣传栏）。

查看主页等

2分

（二）

档案利用

1.档案信息提供利用基本满足本校各项工作需要。

查看档案借阅登记簿

1分

2.编制了归档文件目录或全引目录等查找利用检索工具。

实地查看

1分

3.有利用效果登记。档案信息提供利用对提高学校管理水平、办学质量、评估工作或促进科学技术进步等较好地发挥了作用，有事例说明。

查看利用效果登记本

2分

（三）

信息开发

1.积极开发档案信息，制定了开发档案信息工作计划和安排。

看有关材料

1分

2.开展了档案文件汇编，有2种以上编研成果。

看成果

2分

3.有1种以上为二次以上档案信息加工成果。

看成果

2分

四、条件保障

（15分）

档案保管条件

1.配有适应本学校档案工作的档案装具和必要的设备，有档案柜架、空调、去湿机、温湿度记录表、消防器材以及特殊载体档案的装具、档案消毒设备等。

实地查看

10分

2. 库房设计规范、布局合理，温湿度控制达到国家规定的标准，能有效地防盗、防尘、防光、防潮、防有害微生物等，保管条件符合安全管理要求；库房中的档案排列有序，档案柜架标引醒目，有档案存放示意图。

实地查看

5分

五、奖励分

有下列情况予以加分

检查依据

加 分

近三年以来，在《海南档案》、正式公开出版刊物发表档案学术论文或获得省级以上档案协会论文奖（1篇0.5分,上限为2分）

查看出版物、

获奖证书

2分

档案室受到学校的上级正式的表彰

查看表彰

文件或证书

2分

订阅《中国档案报》、《中国档案》杂志等（每种报刊加0.5分，上限为1分）

查看刊物

1分

合        计

5分

总分

100分（不含奖励分）